Donderdag nam ik deel aan de paneldiscussie op de Nationale Uitgeefdag met het onderwerp uit de titel. Aanleiding was dat GEA adviesgroep een onderzoek heeft gedaan naar de mogelijkheden die ICT biedt om het vervaardigingsproces van een tijdschrift sneller, transparanter, goedkoper en makkelijker te laten verlopen.

Het onderzoek, dat is uitgevoerd in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers, geeft een helder inzicht in de besparingsmogelijkheden voor kleine en middelgrote tijdschriftuitgevers. Ik raad het dan ook zeker aan om het boek hier te bestellen.

Zelf heb ik me gericht op een aantal adviezen voor implementatie:

  • Maak in het verkoopproces heldere afspraken. Vooral over de inzet van de juiste mensen bij implementatie en dat ze niet mogen wijzigen. Zorg dat die ene consultant die uw werkprocessen kent en hoe de oplossing geïmplementeerd moet worden, betrokken blijft.
  • Voer zelf de regie. Ga er niet vanuit dat de leverancier wel weet wat hij doet. Elke organisatie en workflow is anders. Er gaan problemen komen die u zelf moet oplossen. Laat het u helder uitleggen en neem zelf de besluiten.
  • Doe het met eigen mensen. Vaak worden externen ingehuurd om het project binnen uw organisatie te implementeren. Beter is om eigen mensen vrij te spelen en eventueel externen tijdelijk hun werk te laten doen.
  • Doe een (betaalde) pilot. Een leverancier moet in staat zijn om in zeer korte tijd 80% van de functionaliteit ingericht te hebben in een pilot. Dat geeft inzicht in wat er echt allemaal gaat veranderen en kan gebruikt worden voor training.
  • Laat de trainer of consultant na 3-4 maanden terugkomen en laat hem met je mensen meewerken. Leer op dit moment om echt de functionaliteit te benutten. In dit stukje zit 20% van je efficiencywinst.
  • Leg veel meer nadruk op referentiebezoeken. Trek 3-4 dagen uit om bij collega bedrijven te gaan kijken. Loop door de hele workflow heen en leer waar hun problemen en efficiency zitten. Bespreek ook echt de problemen. Die waren er ongetwijfeld.

Ik geef overigens direct toe dat het open deuren zijn. De meeste projecten lopen echter juist op deze punten mis.

Meer tips voor implementatie in het boek van Gea.