De claim waarmee Roel Baaima en Wil Amian van Benchpool (zie foto) bezoekers van de Mediafacts Nationale Uitgeefdag naar hun presentatie lokten, wekte vooraf bij nieuwsgierige drukkers en inkopers cynische grappen op. “Moet het nog goedkoper?” en “Zie je wel dat er best nog wat af kan!”, werd er onderling geplaagd. - fotocredit: Rogier Bos

Het lijkt dan ook een onmogelijke opgave dergelijke besparingen te realiseren in een vraaggestuurde grafische markt met flinterdunne marges. Roel Baaima, gepokt en gemazeld in de drukindustrie, en Wil Amian, afkomstig uit de postorderwereld, vonden elkaar in MSM Media, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in kostenoptimalisatie van de grafische supplychain voor klanten in heel Europa. Ontstaan uit deze projecten, verzorgt het adviesbureau inmiddels de inkoop van in totaal € 20 miljoen print voor enkele Duitse uitgevers.

Naar transparantie in de grafische supply chain
Omdat hij constateerde dat het in de drukindustrie ontbrak aan automatisering en transparantie, startte Baaima in 2015 Benchpool.com, een platform dat het totale printprocurement en -afwikkelingsproces automatiseert en tools ter beschikking stelt waarmee inkopers onafhankelijke prijsbenchmarks kunnen genereren en alle processtappen onafhankelijk kunnen managen en controleren.

Wel degelijk een groot besparingspotentieel!
Baaima en Amian noemen dit Print Procurement 4.0. Zij verwijzen naar een studie van Gartner dat bedrijven die met e-procurement werken inkoopbesparingen tussen 10 en 25% realiseren, doordat werkprocessen worden gestroomlijnd, fouten in de afwikkeling worden verminderd en kosten geoptimaliseerd. Benchpool claimt dat met behulp van haar oplossing de voordelen zelfs kunnen oplopen van 15 tot 35%. Nota Bene: dit betreft de combinatie van directe besparingen én efficiency-verbeteringen in de processen.

Geen prijslijsten van drukkers, maar een vooraf zelf berekende referentieprijs
Benchpool benadert Print Procurement niet op de traditionele manier: het platform berekent eerst zélf referentieprijzen voor de inkoop van drukwerk. Dit gebeurt op basis van een eigen calculatiesysteem, ontstaan uit talloze in de loop der jaren opgebouwde data over de Europese grafische industrie (ruim € 500 miljoen aan drukwerkorders werd inmiddels geanalyseerd!) en het eigen inkoopvolume, waardoor de benchmarks marktconform blijven.

Baaima: “De benchmarkmodule is het hart van het systeem. Voordat we effectief ‘de markt op gaan’ met onze tender, geven we de basisgegevens voor het object in. Het gaat om bekende zaken zoals onder andere formaat, oplage, omvang, papiersoort en -kwaliteit en afwerking. Maar ook geven we in of we - een deel van - de oplage individueel willen verpakken, laten postsorteren en versturen. Onmiddellijk nadat we de gegevens hebben gesaved, berekent Benchpool middels een zelf ontwikkeld prijsalgoritme (dus geen prijslijsten van drukkers) de actuele benchmark-referentieprijs voor het magazine. Tegelijkertijd is een technische benchmark gemaakt én is bepaald op welke drukmachine het object idealiter geproduceerd moet worden. Ook worden de drukkerijen getoond waar deze machines staan.”

Wil Amian bevestigt: “Met de inzet van Benchpool als print e-procurement platform verzekeren drukwerkinkopers zich van een te allen tijde correct en marktconform prijsniveau en vermijden zij inefficiënties in de in- en externe processen.”  

De mens blijft centraal staan
Als laatste punt wees Roel Baaima erop, dat de mens toch centraal moet blijven staan en dat de systemen de mens in toenemende mate moet ondersteunen en ontlasten, zodat hij tijd heeft voor andere, creatievere zaken.

Meer over Benchpool in een Case Study
Lees ook de gratis toegankelijke case study van Mediafacts over Print Procurement 4.0. Hierin is de werking van Benchpool gedetailleerd beschreven.